○彦根愛知犬上広域行政組合事務処理規程
平成12年11月1日
組合訓令第2号
(目的)
第1条 この規程は、文書および公印の取扱い、事務の代決および専決その他事務処理に関する基本的事項を定め、もって事務の能率的かつ円滑な処理を図ることを目的とする。
(用語)
第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、次に定めるところによる。
文書 公務上作成または取得したすべての書類および記録(印刷物、図面、写真、磁気テープ等)ならびに郵便物をいう。)
(文書取扱主任)
第3条 文書の取扱いを円滑に行わせるため、事務局に文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任は、総務課の職員をもって充てる。
3 文書取扱主任は、上司の命を受けて次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書の収受および配布に関すること。
(2) 文書の審査および決裁手続に関すること。
(3) 文書事務の改善に関すること。
(4) 文書および帳簿の管理に関すること。
(5) 文書の保存、引継ぎおよび供覧に関すること。
(6) その他文書の取扱いに関し必要なこと。
(管理者の事務の代決)
第4条 管理者が不在のときは、副管理者がその事務を代決する。
(副管理者の事務の代決)
第5条 副管理者が不在のとき、または副管理者が欠けたときは事務局長がその事務を代決する。
(事務局長の事務の代決)
第6条 事務局長が不在のときは、総務課長が代決する。
(代決事項の範囲)
第7条 この規程により代決することができる事務の範囲は、管理者または専決権者からあらかじめその処理について特に指示を受けた事項または緊急やむを得ない事項とする。
2 代決しようとする者は、回議書の決裁箇所に「代」と記載して押印しなければならない。
3 前項の規定にかかわらず、組合事務専決規程(平成12年組合訓令第3号)第3条に該当する事項については、代決することができない。
(代決事項の後閲)
第8条 代決した書類は、遅滞なく後閲に供しなければならない。ただし、定例的なものまたは軽易なものはこの限りでない。
(専決)
第9条 副管理者、事務局長、課長、場長、室長の専決については、彦根愛知犬上広域行政組合事務専決規程の定めるところによる。
(文書の種類)
第10条 文書の種類は、次に掲げるとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定に基づき制定するもの
(2) 規則 地方自治法第15条の規定に基づき制定するもの
(3) 訓令 職員に対して指揮命令するもの
(4) 告示 主として法令の規定に基づき一定の事項を公示するもの
(5) 公告 告示以外で一定の事項を公示するもの
(6) 指令 申請または願いに対して許可、承認等をするもの
(7) 達 法令の規定に基づき命令するもの
(8) 議案 議会の議決すべき事件につき管理者が議会に提出するもの
(9) 往復文 通達、申請、進達、副申、諮問、通知、照会、回答、報告、依頼、建議、答申、願、届等
(10) その他の文書 辞令、証明書、契約書、賞状、表彰状、感謝状等
(文書の番号等)
第11条 文書に付する番号については、次に定めるところによらなければならない。
(3) 公告には、番号を付けてはならない。
(5) 議案には、提出の順序による番号を付けなければならない。この場合においては、番号に議案の文字を冠しなければならない。
(6) 往復文書には、収発文書件名簿により番号を付けなければならない。この場合においては、番号に彦愛犬広行の文字を冠しなければならない。
2 前項の番号は、毎年1月1日から始め、12月31日に終わる。
3 第1項第6号の場合においては、同一事案に係るものには同一番号を付け、事案が2年以上にわたるものには、最初の年の暦年に相当する数字を記号に冠しなければならない。
(文書の記号)
第12条 施行する文書の記名は、管理者名をもってしなければならない。
(押印)
第13条 施行する文書には、組合公印規則(平成12年組合規則第5号)に定めるところによる公印を押さなければならない。ただし、次に掲げる文書は、公印の押印を省略することができる。
(1) 組合内部の文書で軽易なもの
(2) 招待状、案内状、あいさつ状等の書簡で軽易なもの
(3) 通知、照会等のうち印刷した文書で軽易なもの
(4) 事務局長が適当と認めるもの
(文書等の収受)
第14条 送達された文書は、総務課において収受し、次に定めるところにより処理しなければならない。
管理者、副管理者あての文書および組合あての文書は、すべて開封し文書の余白に収受印を押し、回議しなければならない。ただし、総務課長が適当と認めたものについては、開封しないことができる。
(文書の処理)
第15条 配布された文書を(親展文書を除く。)を開封および点検し、次に定めるところにより処理しなければならない。
(1) 親展文書を除き、原則として文書は、すべて収発文書件名簿に必要事項を記録しなければならない。ただし、次に掲げるものは、記録を省略することができる。
ア 新聞、雑誌、冊子その他これに類する印刷物
イ 収発文書件名簿に代わる帳簿を設けてその処理経過を明らかにしているもの
ウ その他記録が必要でないと認められる軽易な文書
(2) 親展文書を受領した者は、その文書が公文書であった場合、直ちに文書取扱主任に回付し、前号の処理をしなければならない。
(3) 前2号の処理が終わった文書は、すべて総務課長に提出し、その閲覧を受け、担当所属に送付しなければならない。
(4) 他の所属に関係する文書については、当該関係所属長に供覧しなければならない。
(事案の処理方針)
第16条 文書の処理は、課長、場長、室長を中心として文書の処理に関係のある者が一体となり、責任をもって、絶えず文書の迅速な処理に留意しなければならない。
2 課長、場長、室長は、前条第3号の規程により提出を受けた文書を閲覧し、自ら処理をするものを除くほか、重要な文書は担当者に処理方針を指示して交付しなければならない。
(文書の起案)
第17条 全て事案の処理は、文書によらなければならない。
2 文書の起案は、次に掲げる事案に係るものを除くほか、回議書(別記様式第3号)を用いなければならない。
(1) あらかじめ総務課長が定める書式または簿冊により処理できるもの
(2) 特に軽易な事案で当該文書の余白に朱書きして処理できるもの
3 文書の起案に当たっては、常用漢字および現代かなづかいを用いるものとする。
(1) 管理者が決裁すべきもの 管理者
(2) 副管理者が決裁すべきもの 副管理者
(3) 事務局長が決裁すべきもの 事務局長
(4) 課長、場長、室長が決裁すべきもの 課長
(回議の順序等)
第18条の2 回議は、係長・課長補佐・課長・事務局長・副管理者・管理者の順序によってしなければならない。この場合において、次条の規定により他の所属長の合議が必要な事案については、事務局長に回付する前に、これを経なければならない。ただし、会計管理者の合議が必要な事案については、副管理者に回付する前に、これを経なければならない。
2 重要、異例の事案または機密に属する事案は、課長が自ら回議書を携行して決裁を受けなければならない。
3 特に急を要する事案は、担当者が自ら回議書を携行して決裁を受けなければならない。
(合議)
第19条 他の所属に関係する事案は、当該関係所属長に合議しなければならない。
2 合議を受けた所属長は、異議のないときは、直ちに回付しなければならない。
(回議および合議における留意事項)
第19条の2 回議および合議(以下「回議等」という。)は、遅滞化を招くことのないよう必要かつ最小限度の範囲にとどめ、回議等を受けた者は、当該回議等が速やかに完了するよう努めなければならない。
2 回議等を受けた所属長は、事案の内容に応じて必要と認めるときは、当該所属内の関係職員に対し、協議等による意見の調整を行い、または回付後の供覧等による周知を図るものとする。
(認め印)
第20条 回議等は、回議書の所定の欄に認め印を押印することによって行うものとする。ただし、主管課においては、起案者およびその上司に限り押印するものとする。
(廃案等の場合の処理)
第20条の2 事案が廃案となり、または重要な変更を受けたときは、主務課長は、合議した所属長にその旨を通知しなければならない。
(決裁年月日および文書の施行)
第21条 管理者および副管理者の決裁の終わった文書は、総務課の文書取扱主任が決裁年月日を記入して主管課に送付するものとする。
2 前項に規定するもの以外の決裁の終わった文書は、起案者が決裁年月日を記入するものとする。
3 決裁の終わった文書は、特に定めのあるものを除くほか、速やかに施行し、回議書の所定欄に施行年月日を記入しなければならない。
(文書の供覧)
第21条の2 文書の供覧は、次に掲げる事案に係るものを除くほか、供覧書(別記様式第4号)を用いなければならない。
(1) 回議書の決裁後供覧の欄を用いて処理するもの
(2) 特に軽易な事案で当該文書の余白に朱書して処理することができるもの
(1) 管理者まで供覧すべきもの 管理者
(2) 副管理者まで供覧すべきもの 副管理者
(3) 事務局長まで供覧すべきもの 事務局長
(4) 課長、場長、室長まで供覧すべきもの 課長
2 文書の供覧に当たっては、供覧書の所定の欄に、供覧後の処理の要否(処理が必要な場合にあっては、その内容を含む。)を表示しなければならない。
(供覧の順序等)
第21条の4 文書の供覧は、管理者・副管理者・事務局長・課長・課長補佐・係長の順序によってしなければならない。
2 前項に規定する順序によって文書の供覧をした場合において、当該文書が他の所属に関係するときは、これを当該関係所属長に供覧しなければならない。
3 前2項に規定する順序によって文書の供覧をしたときは、必要に応じ、これを課内の職員に供覧するものとする。この場合における供覧は、課内の上席の職員から順に行うものとする。
(供覧完了年月日の記入等)
第21条の5 供覧の完了した文書は、総務課の文書取扱主任が供覧完了年月日を記入して主管課に送付するものとする。この場合において、主管課の課長は、当該文書が供覧後の処理が必要なものであるときは、速やかに供覧書に記載された処理を行うよう必要な指示をしなければならない。
(準用)
第21条の6 第20条本文の規定は、文書の供覧の場合について準用する。
(文書の発送)
第22条 発送を要する文書は、収発文書件名簿の処理を行い、あて名と差出人を明記しなければならない。
(文書の編さんおよび保存)
第23条 完結した文書は、各所属において編さんし、保存しなければならない。
(文書の保存期間)
第24条 文書の保存期間は次のとおりとする。
(1) 永年保存
(2) 10年保存
(3) 5年保存
(4) 3年保存
(5) 1年保存
2 保存期間は、完結した年の翌年1月1日から起算する。ただし、会計年度による書類については、完結した年の翌年度の4月1日から起算する。
(文書の保存種別)
第25条 法令または特別の定めがあるものを除くほか、文書(図書、パンフレットその他印刷物を含む。)の保存の種別の基準は彦根市事務処理規程(昭和36年訓令第16号)の例による。
(補則)
第26条 この規程に定めるもののほか、事務処理は、彦根市事務処理規程(昭和36年彦根市訓令第16号)の例による。
付 則
1 この訓令は、平成12年11月1日から施行する。
2 平成12年10月31日に解散した彦根犬上広域斎場管理組合および彦根・犬上広域廃棄物投棄場管理組合の文書は、彦根愛知犬上広域行政組合が承継するものとする。
付 則(平成22年組合訓令第1号)
この訓令は、平成22年3月1日から施行する。
付 則(平成24年組合訓令第3号)
この訓令は、平成24年7月1日から施行する。
別表 略
